Компьютерные технологии в помощь классному руководителю

* ой, знаю!

Наталья ЛЕЙЧАК, заместитель директора по информационным технологиям,
МОУ СОШ № 17, г. Нерюнгри, Якутия

---

Электронные таблицы и база данных, созданные автором, уже много лет облегчают работу не только ему самому, но и многим коллегам по школе

Традиционное документационное обеспечение, которое сложилось как система в той или иной организации, имеет достаточно четко проработанную нормативную базу. То есть существуют общие прин­ципы организации работы с документами, и речь идет о том, чтобы сделать систему документационного обеспечения максимально эффективной с использованием вот этих самых современных информационных технологий.

Ворох документации

Каждый классный руководитель сталкивается с необходимостью заполнять кучу бумажек:
• в начале года уточнить списки класса;
• собрать всю информацию о каждом ученике класса, заполнить соответствующую страницу в журнале;
• отдельно подать необходимые данные медикам;
• заполнить листок занятости учеников в кружках и факультативах.
В конце каждой четверти заполняется:
• ведомость успеваемости;
• ведомость посещаемости;
• одноразовая списочная информация.

Традиционно у каждого классного руководителя существуют свои журналы, где и хранятся необходимые сведения о каждом ребенке. Для того что бы сдать какой-либо отчет, перебирается вся информация и вручную (или на компьютере) создается документ. Каждый раз, когда готовится очередной отчет, тратится уйма времени на однообразную работу: написание списка, заполнение требуемых колонок и так далее.

«Школьный офис»

Информационные технологии позволяют автоматизировать делопроизводство. Многими институтами создаются специализированные программные комплексы для управления школой. Внедрение, например, автоматизированной системы «Школьный офис» может и в самом деле помочь учителю.

Этот пакет программ позволяет, по сути, создавать автоматизированные рабочие места для педагогов: завуча, директора, секретаря, классного руководителя; вести учет фондов школьной библиотеки; составлять расписание занятий; вести электронные журналы успеваемости по классу и даже по отдельному ученику. Собранная и оформленная информация по Сети передается в окружные управления, где полученная статистика централизованно обрабатывается и анализируется. С данными, касающимися здоровья школьников, могут работать поликлиники и военкоматы.

Наверное, это очень близкое будущее, так как любая автоматизированная система предполагает наличие компьютерной техники в каждом школьном кабинете. Однако любая автоматизированная система создается конкретными людьми под конкретное учебное заведение. А так как в различных учебных заведениях все-таки есть свой стиль, то трудно найти систему, которая нравилась бы всем безоговорочно. В результате каждый учитель создает по возможности и желанию свой собственный стиль документа – от бумажного носителя до электронного.

Я хочу продемонстрировать формы, созданные в электронных таблицах и базе данных, облегчающие работу мне как классному руководителю уже много лет.

Регистрация учеников

В начале года в электронных таблицах Microsoft Excel создается список учащихся класса и сохраняется для дальнейшего использования.

Затем детям раздается анкета, в которой предложено заполнить поля необходимой информацией. Если вы не первый год классный руководитель в этом коллективе, то все равно предложите ученикам анкету, для того чтобы выявить произошедшие за год изменения.

Вся информация из анкет переносится в базу данных. База данных создается на основе Microsoft Access, что позволяет хранить большие объемы информации и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Задаются поля, которые стандартно используются во всех школьных анкетах.

Если в процессе понадобится дополнительное поле, то его легко создать, добавить в форму и заполнить. Повторное обращение к этой информации будет мгновенно.

Перечислим основные поля:
Фамилия
Имя
Отчество
Год рождения
Домашний адрес
Телефон
Изучаемый язык
ФИО матери
Место работы матери
Образование матери
ФИО отца
Место работы отца
Образование отца
Количество детей в семье

Для заполнения базы создаются две формы: карточка ученика и карточка семьи. В первой карточке отображаются данные, касающиеся только информации об ученике. Эти данные чаще всего требуются для формирования различных отчетов для завуча, для медиков, для библиотеки и для создания различных заявок. Вариант карточки представлен ниже. (Картинки в авторском исполнении. За качество и возможные опечатки редакция ответственности не несет. – Прим. ред.).

Вторая форма создана для сбора и хранения информации о семье учащегося. Эти данные могут понадобиться при составлении отчета по количественному составу семьи, по материальной обеспеченности и социальному составу семей класса.

Готовую базу данных впоследствии пришлось дополнить полями: «номер личного дела» и «пол». Можно добавить поля «национальность», «номер паспорта».

Имея такую базу, легко формировать различные виды отчетов. Кроме того, всегда можно воспользоваться этой информацией в начале следующего года, если у вас изменилось классное руководство.

К сожалению, журнал все равно придется заполнять вручную. Но все сведения уже будут у вас под рукой.

Журнал учета

Часто приходится сталкиваться с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев информация представляется в виде табличных документов. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных.

В виде таблицы мы наблюдаем журнал отметок, страницу пропущенных занятий, сводную ведомость успеваемости.

Каждый учитель работает с этими таблицами, обрабатывает их и получает информацию в виде итоговой отметки за четверть, количества пропущенных уроков каждым учеником, сводной ведомости ученика за год.

С использованием электронных таблиц с учителя снимается функция калькулятора – окончательный расчет средней или общей величины. Кроме того, можно наблюдать промежуточные значения итогового результата.

Успеваемость

В классе существует электронный журнал, в котором отражаются отметки учеников.

На первом листе электронных таблиц создается сводная ведомость. Форма ведомости приближена к реальному журналу с изменением размера ячейки электронных таблиц, только вместо страниц последовательное представление области для каждого предмета.

Последующие листы вставлены по количеству учащихся в классе. Они переименованы по фамилии учеников класса. Каждая строка, содержащая информацию по отдельному ученику, связана ссылками со страницей, соответствующей имени. Оценки данного ученика автоматически переносятся на его страничку. Кроме оценок, автоматически переносятся фамилия, номер четверти и дата последнего заполнения журнала.

Листки успеваемости распечатываются и вкладываются в дневники во время каждой проверки. Ребята прикрепляют их либо клеем, либо степлером на конкретной неделе в дневнике. Листок показывает не только какие оценки имеет ученик по данному предмету, но и промежуточный результат.

Эта информация позволяет выяснить, на какие предметы надо обратить особое внимание, чтобы улучшить свой итоговый результат.

Эти листки получили одобрение у родителей моего класса. В качестве обратной связи родители расписываются на этих листках, констатируя, что ознакомлены с текущей успеваемостью своего ребенка.

Просчитать средний балл при помощи стандартных функций оказалось невозможным. Стандартная функция вычисления среднего балла данных выделенного диапазона не подходит для этого случая, так как считает и пустые клетки. Происходит это потому, что все клетки связаны формулами со сводной таблицей, а статистическая функция считает их как нулевые значения. Поэтому пришлось добавить два вспомогательных столбца.

В одном столбце просчитывается количество ненулевых значений в выделенном диапазоне, то есть сколько всего выставлено отметок по данному предмету (=СЧЁТЕСЛИ(B7:AG7;»>=1»)). А в другом столбце просчитывается общая сумма набранных баллов (=СУММ(B7:AG7)). Эти данные требуются для вычисления среднего балла (=ЕСЛИ(AI7=0; AH7/AI7)). В последней формуле проверяется и убирается запись на случай деления на ноль. Деление на ноль возможно, если по какому-либо предмету не выставлено ни одной отметки. Данные два столбца, так как это вспомогательная информация, сгруппированы и спрятаны.

Как видите, последняя ячейка дает средний балл успеваемости ученика на период выставления от­меток.

Проверка дневников

Здесь же, в журнале, ведется учет поданных на проверку дневников в виде цветового оформления. Учитывается три возможности:
· сдал вовремя;
· не сдал по какой-то причине, но в школе был;
· не сдал по причине отсутствия в данный день на уроках.

Такая информация очень наглядна и для учителя, и для ученика, и для родителей. Родители получают информацию на общеклассном родительском собрании.

Посещаемость

Следующий блок учета – посещаемость. Лист оформлен аналогично классному листу. Но информацию несет гораздо большую.

Цветовыми маркерами выделяются действительные пропуски по болезни, пропуски по уважительной причине (олимпиады, соревнования, выступления за честь класса или школы).

Дополнительно на этом листе просчитывается общее количество пропущенных уроков. Эта информация позволяет отследить характер пропусков и вовремя реагировать на неадекватные поступки.

Сводная ведомость

Завершая каждую четверть, классный руководитель создавал сводную ведомость успеваемости класса. Обычно она выглядит в виде таблицы, где дан список класса по вертикали слева и перечень предметов по горизонтали вверху.

По этому листу определяется количество отличников, хорошистов, имеющих тройки и неуспевающих. Эта информация хороша только для одной четверти.

Если же необходимо проанализировать успеваемость ученика в течение нескольких четвертей или года, то больше подходит ведомость, используемая в классном журнале. Чтобы иметь такую ведомость, на шестом листе создается свод, где собираются четвертные оценки для каждого ученика.

Там же просчитывается средний балл четверти =СРЗНАЧА(D47:R47) и обязательно отмечается, произошел ли рост среднего балла или спад =
S49-S48.

Эти сведения позволяют проследить за интеллектуальным развитием ребенка, за его периодами роста и спада и сделать выводы, на каком этапе времени можно добиться от учащегося максимального подъема в обучении.

Я не хочу сказать, что вся проделанная работа является новинкой. Каждый классный руководитель все проделывает сам в той или иной форме и степени. Моей целью было показать, как можно использовать компьютерную технику в работе с документацией.

Если учитель увидит ценность данной работы, то он найдет очень много различных точек применения хранения и обработки информации не только в работе классного руководителя, но и учителя-предметника.